Une mise en place réussie dans mon bar ou restaurant

Vous vous lancez dans la réservation en ligne de votre établissement?

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Vous avez travaillé sur la visibilité de votre établissement sur Google et différentes plateformes de référencement. Vous avez revu la disposition de vos différents espaces et changé votre décoration. Vous avez terminé la mise en place de vos nouveaux outils organisationnels... Le grand jour est arrivé et il est temps pour vous d'accueillir votre première réservation de groupe !

Comment faire de cette soirée une réussite et préparer votre salle et votre équipe à l'accueil de vos client·e·s ? Quelle est la mise en place adaptée pour une privatisation ?

Notre équipe vous révèle des conseils simples afin que l'accueil de vos réservations n'ait plus aucun secret pour vous.

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L'importance d'une bonne mise en place dans un bar ou restaurant

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Chaque restaurateur·rice ou gérant·e d'établissement connait l'importance de la mise en place pour la réussite d'un service ou d'une soirée. La mise en place est un terme qui, également repris en anglais, regroupe l'ensemble des actions qui facilitent le service comme par exemple : vérifier les stocks, dresser les tables, remplir la ménagère, s'assurer de la propreté du bar ou du restaurant etc.

En cuisine, la mise en place consiste à s'assurer que tous les ingrédients nécessaires à la réalisation des plats de la carte soient à portée de main du ou de la chef·fe cuisinier·e avant d'allumer sa plaque de cuisson ou son four.

Derrière le bar, la mise en place est très similaire à celle de la cuisine puisqu'il s'agit de vérifier que toutes les différentes fournitures et bouteilles sont bien disponibles. Tous les ingrédients nécessaires à l'élaboration des cocktails doivent être à portée de main des serveur·euse·s sur les différents postes de travail avant l'arrivée des client·e·s et le rush de la soirée.

En salle, la mise en place est surtout liée à la disposition des tables, des différents couverts et la propreté des lieux.

Toutes ces actions sont essentielles pour la bonne organisation du bar ou du restaurant et à l'accueil de vos réservations. Mais attention, il y aussi des spécificités à prendre en compte et de nouveaux réflexes à adopter pour compléter votre liste de tâches habituelles pour la mise en place.

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Adoptez la "to do list" pour réussir votre mise en place

La to do list, en français "liste de tâches à accomplir", est un document qui vous permettra de vérifier tous les points importants avant l'arrivée de vos client·e·s. Elle vous permettra de vous rappeler toutes les actions à effectuer en amont et d'être bien organisé·e avant et pendant l'évènement.

Ce document peut être soit digital soit papier, si vous n'avez pas encore la possibilité de donner l'accès à une tablette ou un ordinateur à votre équipe en salle.

Réaliser avec votre équipe votre propre to do list adaptée aux problématiques de votre bar ou restaurant vous permettra d’éviter des malentendus et le stress inutile pendant la soirée et d'avoir tous ensemble le même niveau d'information.

Si vous bénéficiez de l'outil de gestion de réservation Joy, n'hésitez pas à consulter régulièrement votre liste de tâches liée aux réservations, car elle vous permettra d'être guidé·e au mieux en amont de vos différents événements et d'en maîtriser la temporalité. Vous pouvez également décider de personnaliser cette liste de tâche afin de centraliser et synchroniser toutes les actions à effectuer dans le même outil.

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La mise en place de votre bar ou restaurant pour une soirée avec des réservations de groupes

Voici 6 exemples de tâches à rajouter à votre to do list de mise en place habituelle pour être sûr·e d'être tout aussi bien organisé·e côté réservations :

1. Faire le point sur vos réservations du jour grâce à votre outil de réservation en ligne Joy.
2. Appeler ou envoyer un dernier SMS de confirmation à vos client·e·s pour vous assurer de leur venue et éviter les no-shows.
3. Partager dans un endroit visible le planning des réservations à vos équipes ainsi que les horaires de réservation afin qu'ils soient consultables à tout moment.
4. Rassembler les tables et les chaises de façon à n'avoir que des configurations adaptées aux différents groupes. Privilégier de grandes tablées de plus de 5 personnes.
5. Personnaliser les tables de chaque réservation avec une pancarte "Réservée", l'heure d'arrivée et le prénom de votre client·e.
6. Vérifier que les éventuelles pré-commandes des client·e·s ont bien été préparées et les attendent au frais ou au chaud, en fonction.

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La mise en place d'un bar ou restaurant pour une privatisation

Dans le cas de la privatisation, la mise en place de votre bar ou restaurant ne sera pas la même que pour une soirée de réservations de groupes. À priori, il n'y aura qu'un seul groupe qui occupera tout votre bar ou restaurant pour la soirée donc pas de turn-over ou de différents flux d'arrivées et départ des client·e·s sur les différentes tables à gérer.

Cependant, rien ne doit être laissé au hasard. Pour la mise en place d'une privatisation, le plus important est la préparation en amont de l'événement. Elle est facilitée par une bonne communication avec le·la client·e. Il est important de d'établir un bon briefing pour comprendre le programme de son événement. Grâce à ce briefing, vous serez par ailleurs en mesure d'anticiper au mieux les besoins du ou de la client·e pour le jour-J.

Cette démarche va vous permettre de réfléchir à la bonne mise en place adaptée à l'événement de votre client·e. Vous pourrez alors définir la disposition de vos tables dans la salle et mettre en place les moyens humains et logistiques nécessaires à la bonne tenue de l'événement comme par exemple : le matériel prévu et les options éventuelles rajoutées dans le devis qui a été validé avec vous.

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Quelques exemples de mises en place de votre salle pour la privatisation

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‍Disposition en format cocktail

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• Laisser un espace central libre pour que les client·e·s puissent circuler à leur guise
• Il est possible de disposer quelques tables en retrait, par exemple le long des murs ou des mange-debouts en appoint pour que les client·e·s posent leurs verres ou la nourriture.
• Rapprocher plusieurs tables pour créer le buffet.
• En fonction du degré de standing de l'événement, ne pas hésiter à draper les tables.
• Mettre en avant les boissons et les verres vides. N'hésitez pas à mettre en valeur tous les produits contenus dans le cocktail déjeunatoire ou dînatoire négocié avec le·la client·e (pièces cocktail, mignardises etc.)

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Disposition format séminaire

• Optez pour une mise en avant du matériel (vidéo-projecteur, sonorisation et micro, écran, etc.)
• Disposer les tables et les chaises selon le format que vous avez défini avec le·la client·e
• Le Format "conférence" sera adapté en cas de discours ou de prise de parole
• Le format en "tablées" ou atelier de travail, adapté pour des rencontres professionnelles ou travaux à plusieurs
• Le format dit "en U" est plus adéquat pour une réunion officielle ou une formation car il permet au formateur ou à la formatrice d'être libre de ses mouvements dans la salle tout en étant proche des apprenant·e·s.

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