Comment faire un planning du personnel de votre établissement ?

Qu'il s'agisse d'un gain de temps pour les gestionnaires ou d'un outil utile pour les serveurs et les barmans, nous allons vous expliquer l'importance pour un établissement de disposer d'un véritable planning du personnel, et vous donnerons également quelques conseils utiles pour y parvenir. Si vous êtes propriétaire d'un restaurant, il est de la plus haute importance de créer un planning du personnel pour votre établissement.·

Sans aucun doute, c'est plus qu'il n'en faut pour que votre entreprise soit non seulement organisée efficacement, mais aussi pour qu'elle améliore sa rentabilité. Une organisation efficace se traduira par une augmentation de la productivité du personnel et un meilleur service à la clientèle. Voici quelques conseils pour créer un planning qui rendra le travail de vos employé·e·s plus facile et plus efficace !

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Dressez la liste des missions ainsi que le nombre de salarié·e·s

Le planning du personnel est une liste de toutes les tâches à effectuer dans votre bar ou votre restaurant, du nombre d'employé·e·s chargés de ces tâches et de l'heure à laquelle elles doivent être effectuées. Cette tâche peut sembler intimidante au premier abord, mais si vous la décomposez en ses différents éléments, vous constaterez qu'elle n'est pas très difficile à réaliser.

Un bon planning du personnel a deux objectifs principaux : couvrir toutes les tâches de chaque employé·e pour une journée et s'assurer que chaque poste est couvert à tout moment de la journée de travail.

Par exemple, dans le cas où vous dirigez un établissement de restauration : votre travail de gestionnaire consiste à vous assurer que chaque employé·e (serveur·se, cuisinier·e, chef·fe de rang) ont tout ce dont ils·elles ont besoin pour pouvoir se concentrer sur leur travail. Ce qui implique d'anticiper les besoins en amont, dans le cadre d'un évènement. Le meilleur moyen reste de créer un planning complet et détaillé du personnel.

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Lister les contraintes de chaque salarié·e

Le planning d'un restaurant ou d'un bar est un élément important de la gestion d'une entreprise prospère. Il vous permet de savoir ce que font vos employé·e·s, quand ils·elles le font et où ils·elles sont censé·e·s être.

La première étape de la création d'un planning consiste à rassembler toutes les informations dont vous avez besoin sur votre personnel. Par exemple, vous devez savoir combien de jours chaque employé·e peut travailler, combien d'heures il·elle peut travailler par jour, quels sont ses jours de congés, etc. Avec ces informations en main, vous pouvez alors commencer à les organiser dans un calendrier qui a le plus de sens pour votre entreprise.

Voici quelques conseils pour établir le meilleur calendrier possible :

Veillez à ce que tous les employé·e·s disposent de suffisamment de temps libre.

Si un·e employé·e est programmé pour travailler tous les jours sans temps libre, il s'épuisera rapidement. Cela pourra malheureusement favoriser les tensions et les erreurs. Veillez à respecter la vie personnelle de vos employé·e·s, cela apportera une meilleure cohésion dans votre équipe.

Trouvez le bon équilibre

Même si quelqu'un doit couvrir certains quarts de travail à certains moments de l'année (par exemple durant les fêtes de fin d'année), essayez de ne pas les programmer pendant les jours de congés ou  les vacances de vos employé·e·s.

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Parlez avec votre équipe pour prendre leurs retours

Il y a deux façons principales de créer un planning du personnel : la première est de construire un calendrier basé sur la façon dont vous voulez que les choses soient, et la seconde est de construire un calendrier basé sur ce que vous avez.

Tout d'abord, pensez à votre entreprise et au type d'horaire que vous souhaitez.

De combien de quarts de travail avez-vous besoin ? Combien d'heures chacun de ces quarts doit-il couvrir ? Quels jours et quelles heures conviennent le mieux à vos employé·e·s ?

Une fois que vous savez quel type d'horaire vous voulez, parlez avec vos employé·e·s afin d'obtenir leur avis. Si possible, donnez-leur la possibilité de fournir des commentaires concrets, demandez-leur non seulement s'il·elle·s sont disponibles à certains jours et à certaines heures, mais aussi s'il·elle·s préfèrent travailler le soir ou le week-end, servir de la nourriture ou travailler au bar. Le fait de disposer de commentaires concrets vous permettra de mieux quantifier le nombre de tâches et le temps nécessaire à chacune d'entre elles. Gardez à l'esprit que les gens aiment la prévisibilité, donc qu'une certaine flexibilité en termes d'horaires sera un plus pour vous et vos employé·e·s.

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Faites votre planning facilement

Un bon emploi du temps permettra à vos employé·e·s de donner le meilleur d'eux-mêmes et d'éviter les problèmes courants liés à la surcharge de travail.

Il n'est pas simple de planifier un emploi du temps, et vous devrez probablement faire des compromis. La façon dont vous établissez votre emploi du temps peut changer en fonction de la période de l'année et de la taille de votre entreprise. Par exemple, pendant les mois d'été, vous aurez peut-être besoin d'un personnel plus nombreux pour faire face à l'afflux de client·e·s.

À d'autres moments de l'année, il sera peut-être plus facile de garder moins de personnel sous la main, dans des périodes creuses. Votre budget est un autre facteur : vous ne pourrez peut-être pas toujours vous permettre d'avoir autant d'employé·e·s à temps plein que vous le souhaiteriez.

Le plus important est que votre planning s'intègre dans votre modèle d'affaires global d'une manière logique pour vous et pour les membres de votre équipe.