Quelles sont les mentions à faire figurer sur un devis ?

Depuis la réouverture et la reprise de l'activité, vous êtes décidé·e à exploiter votre bar ou restaurant d'une nouvelle façon. Pour faire de nouvelles expériences et rentabiliser au maximum les espaces de votre bar ou restaurant, l'idée vous est donc venue de faire des événements qui nécessitent la privatisation totale de votre établissement.

Vous avez envie de proposer la location de certains de vos espaces inoccupés ? Vous voulez proposer des événements avec une prestation de traiteur à destinations des professionnels ou encore participer à l'organisation de grands événements pour des particuliers ?

Pour qu'un·e client·e choisisse votre établissement, vous devrez vous adapter pour faire du sur-mesure mais aussi le convaincre rapidement dans le temps en lui présentant vos prix sous la forme d'un devis en bonne et due forme.

Dans cet article, Joy vous propose de faire le point avec vous les mentions obligatoires à faire figurer sur vos devis.

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Qu'est-ce qu'un devis ?

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Le devis est le document par lequel un·e fournisseur·se ou un·e prestataire de services peut communiquer à son·sa client·e le prix de ses prestations pour un bien ou un service. Il doit être envoyé à votre client·e lors de la phase de négociation. Il permet également de sécuriser les deux parties et leur transaction avant de s'engager l'un·e envers l'autre.

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Comment définir le devis dans le sens matériel du terme ?

Le devis décrit les prestations demandées par le·la client·e et lui permet d'estimer le prix définitif de la prestation qu'il·elle souhaite commander. Le devis représente donc tout simplement la liste de tous les différents services à réaliser. Il convient donc d'y faire faire apparaître, étape par étape, la liste de toutes les prestations et leur quantité pour que le·la client·e puisse avoir un aperçu en un coup d'oeil de ce que vous allez proposer lors de son événement.

Le devis n'est pas un contrat mais un engagement unilatéral dans un premier temps, qui finit par relier par la suite les deux parties, dès lors qu'il y a un "bon pour accord" avec la signature du·de la client·e. Le·la prestataire s'engage donc à réaliser la prestation telle qu'elle a été proposée, dans le prix proposé. De son côté, le·la client·e s'engage à payer la somme demandée par le devis et ne pas annuler sous risque de percevoir des pénalités. En réalisant un devis pour votre prestation, vous vous assurez que votre client·e ne pourra vous accuser de ne pas avoir réalisé les prestations demandées en cas de litige, puisqu'il y aura une preuve écrite de la nature de votre négociation.

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Est-il obligatoire de faire un devis pour une privatisation ? Dans quelle conditions le réaliser ?

• Chaque gérant·e de bar ou restaurant à un devoir d'information envers le·la client·e qui souhaite privatiser un espace ou s'engager sur une prestation. Le devis n'est pas obligatoire pour les petites sommes mais il reste la meilleure façon de renseigner votre client·e et lui proposer un prix le plus clairement possible.
• Si le montant de la prestation que vous proposez dépasse les 1 500€, il est légalement obligatoire de réaliser et faire signer un devis à défaut de proposer un contrat de privatisation.
• Délivrer un devis sera très utile dans le cas où la prestation que vous proposez dans le cadre de la privatisation de votre établissement peut s'avérer plus complexe et sera forcément personnalisé pour le client : difficile de faire apparaitre un prix unique comme cela pourrait être le cas pour un produit basique.

Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur votre devis ?

Pour être valide légalement et que le·la client·e puisse s'y retrouver au mieux, il est nécéssaire d'être le plus précis possible sur les prestations que vous allez proposer dans votre devis. N'hésitez pas à bien détailler chaque option les unes après les autres.

Voici une liste exhaustives des éléments qui doivent figurer sur votre devis pour qu'il soit légalement valide et pour ne pas risquer une amende en cas de litige :

• La date à laquelle a été établi le devis
• La durée de validité de votre offre
• Le nom, la raison sociale et l'adresse de l'entreprise (Votre n° de téléphone et adresse électronique seront très utiles pour que le·la client·e puisse vous joindre à tout moment)
• Le statut et la forme juridique votre entreprise
• Pour un commerçant : il est nécéssaire de faire figurer le numéro RCS suivi du nom de votre ville où se trouve le greffe d'immatriculation
• Votre numéro individuel d'identification à la TVA
• Le nom et l'adresse du·de la client·e
• La date de début et la durée estimée de la prestation
• Le décompte détaillé (et la description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire
• Le prix horaire ou forfaitaire de main d'œuvre (si il n'est pas inclus)
• Vos conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat
• Les éventuelles procédures de réclamation et conditions du service après-vente (garanties notamment)
• La somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables.

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Comment éditer simplement un devis ?

Si vous souhaitez réaliser vos devis manuellement, vous pouvez créer vos devis en utilisant un tableur classique comme Excel, Google Sheets. Le plus simple sera donc de réaliser un premier modèle avec toutes les informations obligatoires et celles de votre société que vous pourrez dupliquer à chaque fois que vous aurez une nouvelle demande. Il vous suffira donc de remplir les informations liées à la commande de chacun de vos nouveaux·elles client·e·s.

Si vous avez envie de gagner du temps et que vous êtes client·e Joy, nous vous conseillons d'utiliser notre éditeur de propositions commerciales présent sur votre assistant digital. Cet outil est entièrement personnalisable. Vous pouvez y ajouter chacun de vos formules existantes et les modifier si besoin, afin de pouvoir les réutiliser autant que vous le souhaitez pour vos privatisations à venir. De plus toutes vos demandes de devis seront ainsi centralisées. Vous pourrez également communiquer directement avec vos client·e·s et leur envoyer par la messagerie instantanée.

Si vous avez besoin d'aide pour réaliser vos devis, n'hésitez pas à nous contacter !